Aviso de Privacidad y Protección de Datos Personales
COLMENA – NUSOLTEC S.A.S.
Al usar nuestros servicios o proporcionarnos sus datos, usted confía en Colmena el manejo de su
información. Nos comprometemos a tratarla de forma segura, transparente y conforme a la Ley
Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP).
¿Quiénes somos y quién responde por sus datos?
El responsable del tratamiento de sus datos personales es:
Nombre: NUEVAS SOLUCIONES TECNOLÓGICAS NUSOLTEC S.A.S.
Nombre Comercial: COLMENA
RUC: 0993150347001
Dirección: Av. del Bombero, Vista San Eduardo, Edificio 100, Guayaquil, Ecuador
Correo arco: soporte@colmenas.ec
web: sistemacolmena.com
Colmena es una plataforma ERP ecuatoriana que presta servicios de gestión empresarial (contabilidad, facturación electrónica, nómina y CRM) a empresas de distintos sectores. En el desarrollo de estas actividades, tratamos datos personales de nuestros clientes, colaboradores, prospectos y proveedores.
2. ¿A quiénes aplica esta Política?
Esta Política aplica a todas las personas cuyos datos tratamos, incluyendo:
– Clientes y usuarios del ERP Colmena y sus aplicaciones.
– Prospectos y visitantes del sitio web sistemacolmena.com.
– Colaboradores y postulantes.
– Representantes legales y contactos de proveedores y aliados estratégicos.
– Personas que nos contactan a través de nuestros canales de comunicación.
3. ¿Qué datos personales recopilamos?
Según la relación que usted mantenga con Colmena, podemos recopilar las siguientes categorías:
4. ¿Para qué usamos sus datos personales?
Importante: Solo recopilamos los datos estrictamente necesarios para las finalidades informadas. No solicitamos
información que vaya más allá de lo requerido para prestar nuestros servicios.
5. ¿Con qué base legal tratamos sus datos?
6. Transferencias Internacionales
Colmena realiza transferencias internacionales a Meta Platforms Inc. y Google LLC, ambas con sede en los Estados Unidos, en el marco de marketing digital y comunicaciones corporativas. Estas transferencias se realizan conforme al Art. 37 LOPDP. No vendemos, arrendamos ni comercializamos sus datos personales. Toda transferencia obedece a una finalidad específica con las garantías requeridas por la LOPDP.
7. ¿Cuánto tiempo conservamos sus datos?
Guardamos sus datos solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recopilados:
– Datos de clientes y contratos: 7 años (obligación tributaria).
– Expediente de colaboradores y nómina: vigencia laboral + 7 años.
– Datos de salud (colaboradores): vigencia del convenio + 5 años.
– Datos biométricos: solo mientras dure la relación laboral; se eliminan al desvincularse.
– Prospectos sin conversión: 2 años desde el último contacto o hasta que retire su consentimiento.
– Logs de seguridad: 12 meses activos; logs críticos hasta 5 años.
– Datos de soporte técnico: 3 años desde el cierre del caso.
Una vez cumplidos los plazos, sus datos son eliminados de forma segura o anonimizados de manera que no sea posible identificarle.
8. ¿Cómo protegemos sus datos?
La seguridad de sus datos es una prioridad. Contamos con un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) conforme a la norma ISO/IEC 27001:2022, que incluye:
– Cifrado de datos en reposo (AES-256) y en tránsito (TLS 1.3).
– Acceso restringido: solo el personal autorizado accede a sus datos, con verificación de doble factor (MFA).
– Copias de seguridad diarias con redundancia geográfica.
– Monitoreo continuo de seguridad y registros de auditoría.
– Desarrollo seguro de software (DevSecOps con análisis automático de vulnerabilidades).
– Plan de continuidad y recuperación ante desastres.
Si detectamos una vulneración que pueda afectar sus derechos, se lo comunicaremos en el plazo establecido por la ley y notificaremos a la SPDP. Aunque implementamos medidas robustas, ningún sistema es infalible. En caso de incidente, actuaremos con celeridad para contenerlo y minimizar su impacto.
9. Sus Derechos como Titular
Usted puede ejercer los siguientes derechos de forma gratuita y en cualquier momento:
10. ¿Cómo ejercer sus derechos?
El ejercicio de sus derechos es gratuito. Puede solicitarlo por cualquiera de estos canales:
¿Qué debe incluir su solicitud?
– Nombres y apellidos completos y número de cédula o pasaporte.
– El derecho que desea ejercer y una descripción clara de lo que solicita.
– Un correo electrónico o dirección para enviarle la respuesta.
– Documento que acredite su identidad o la de su representante legal.
Le responderemos en máximo 15 días hábiles. En casos justificados, este plazo puede extenderse 8 días hábiles adicionales, avisándole oportunamente. Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede reclamar ante la SPDP en spdp.gob.ec.
11. Consentimiento y Revocatoria
Cuando el tratamiento de sus datos esté basado en su consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento escribiendo a soporte@colmenas.ec o usando el formulario en sistemacolmena.com/arco.
Retirar su consentimiento no afecta la licitud del tratamiento realizado antes de la revocatoria. Si la ley u otro fundamento legal nos obliga a mantener sus datos (por ejemplo, obligaciones tributarias), la revocatoria no implicará su eliminación inmediata.
12. Cookies y Tecnologías Web
El sitio web sistemacolmena.com puede utilizar cookies técnicas necesarias para el funcionamiento de la plataforma. No usamos cookies de seguimiento ni publicidad comportamental sin su consentimiento previo. Puede configurar su navegador para rechazar o eliminar las cookies, aunque esto podría afectar la funcionalidad de algunos servicios.
13. Actualizaciones de esta Política
Colmena puede actualizar esta Política cuando sea necesario. La versión vigente estará siempre disponible en sistemacolmena.com. Cuando los cambios sean relevantes para sus derechos, le notificaremos a través de nuestros canales de comunicación. Si continúa usando nuestros servicios tras la actualización, se entenderá que ha tomado conocimiento. Cuando los cambios requieran su consentimiento, se lo solicitaremos expresamente.
14. Contáctenos
Si tiene preguntas sobre el manejo de sus datos, desea ejercer sus derechos o quiere reportar un problema de privacidad, escríbanos a soporte@colmenas.ec. Haremos todo lo posible por ayudarle de manera oportuna.
Canal ARCO: soporte@colmenas.ec
Web: sistemacolmena.com
SPDP (si nuestra respuesta no le satisface): spdp.gob.ec